Onze topper, Edwin Wijk, wil graag de zorg voor de ledenadministratie overdragen. Een mooi moment om hem eens aan de tand te voelen. Edwin doet de ledenadministratie al best een tijd. Het is goed om dit soort taken te rouleren.
Wat doe je als onze ledenadministrateur?
Heel praktisch: alle leden die we hebben en die betrokken zijn als vrijwilliger, wedstrijdrijder of als gastrijder in ons administratiesysteem correct in de administratie bijhouden. Als de mensen weggaan bij DKIJV moeten de gegevens ook weer weggehaald worden uit de administratie.
De administratie is er vooral voor de leden. Dat maakt deze vrijwilligersklus ook zo leuk. Alle leden zijn voor hun plezier bij de vereniging aangesloten en je bent dus met dankbare mensen in contact, die je kunt helpen.
Veel commissies zijn afhankelijk van wat er in de administratie staat, ook de kosten moeten op basis van die administratie gefactureerd kunnen worden. De administratie van DKIJV moet hiervoor kloppen als een bus. En dat doet ie dan ook.
Door het jaar heen kost het ongeveer een avond per week. Bij het begin van het seizoen, zeg in september, is het echt veel werk, dan ben ik misschien wel twee avonden per week bezig. Maar dan helpen er ook allerlei commissieleden mee.
Het is handig als je binding hebt met schaatsen, zodat je ook de ogen en oren op het ijs hebt.
Voor mij is het een heel leuke manier gebleken om mensen van de vereniging te leren kennen. Er is veel dynamiek rondom een vereniging. Je bent onderdeel van het geheel van bestuur en commissies.
Het is ook veel samenwerken
De schaatswereld is best complex: ijs is schaars, uren zijn schaars. We moeten als vereniging met het Gewest van de KNSB en met de Uithof afstemmen wie wanneer wat wil doen op het ijs. Met deze partijen heb ik daarvoor regelmatig contact. Geen moeilijke besprekingen, maar juist heel praktisch en erop gericht om onze leden snel de mogelijkheid te kunnen geven om te kunnen schaatsen.
Ook het vastrecht, het huren van het ijs waarop de wedstrijden gereden wordt, loopt voor de wedstrijdrijders via de ledenadministratie.
Verder werk ik natuurlijk veel samen met de andere commissies van de DKIJV, zoals bijvoorbeeld met de jeugdcommissie.
DKIJV is ook een inline skate vereniging
De ledenadministratie moet ook kloppen voor alle inline skaters. Wie komt op welke dag, wie volgt les en wie komt proefrijden, alles moet worden bijgehouden. De Inline Skate Commissie, in het bijzonder Heleen ten Have, is hier heel druk mee. Samen met haar zorg ik ervoor dat dit uiteindelijk ook allemaal netjes in de administratie wordt verwerkt.
Dat klinkt complex. Daar is vast een handig systeem voor?
We gebruiken al weer een paar jaartjes het systeem van AllUnited. In het begin was het even wennen, maar inmiddels draait dit goed en weten we hoe het gebruikt kan worden.
Vanuit commissies wordt hierin ook gewerkt. Ik vond het heel leuk om dat nieuwe systeem te implementeren. De ledenadministratie is er een stuk overzichtelijker door geworden. Met het nieuwe systeem zijn we in rustiger vaarwater terecht komen nu we eraan gewend zijn. Het gros van het werk is geen maatwerk. Dat maakt het werk leuk en door het systeem is het “reguliere werk”, als je er handigheid in hebt, best snel gedaan.
Wat voor iemand is geschikt als ledenadministrateur
Je hebt daarvoor iemand nodig die wat vrije tijd beschikbaar heeft. Je hebt veel vrijheid om zelf te bepalen wanneer je het werk voor DKIJV doet. Het is in september dus wel nodig om wat extra tijd te hebben om alle nieuwe abonnementen goed in te regelen. In deze rol moet je jezelf wel achter de broek kunnen zitten. Je bent wel het gezicht van de vereniging en je moet dus, bij de seizoenwissels zeker, paraat kunnen staan voor de leden. Dus als je bijv. voor je werk veel op reis bent in september is deze functie minder handig.
Het is niet heel lastig werk maar het is een pre als je handig bent met computers en wel echt een voordeel als je een beetje handig bent met Excel. Omdat ik zelf ook nog een fulltime baan heb doe ik de administratie in de avonden. Communicatie gaat bijna alleen via email. Dat zorgt ervoor dat ik zelf kan bepalen wanneer ik ermee aan de slag ga en het zorgt er ook voor dat de telefoon niet roodgloeiend staat op ongelukkige momenten..
Waarom heb ik dit vrijwilligerswerk gekozen
Bij een vereniging doe je het toch met zijn allen, met elkaar maak je de vereniging. Ik maak nu echt onderdeel uit van de vereniging. Door vrijwilligers werk te doen ben ik ook meer betrokken bij de hobby van mijn kind. Het werk is voor mij goed in eigen tijd in te vullen. Bijvoorbeeld tijdens de training van mijn zoon, terwijl ik in het restaurant aan het wachten ben.
Het is ook heel dankbaar om drempeltjes weg te halen zodat schaatsen voor zoveel mogelijk mensen bereikbaar blijft. De reacties die ik hierop van leden terugkrijg geven mij veel energie.
En is er nog een uitdaging voor je opvolger?
Laat ik beginnen met zeggen dat ik erg hoop dat iemand het stokje van me over wil nemen. Ik wil alle tijd nemen om iemand te helpen om op stoom te komen. De manier van aanvragen verwerken kan vast nog wel wat slimmer. Een frisse blik is altijd goed!
